Kaufmännische Assistenz Personal & Verwaltung (m/w/d)

Du behältst den Überblick, fasst freundlich nach und sorgst dafür, dass Aufgaben erledigt werden? Du hast Freude am Kontakt mit Menschen und arbeitest genauso gerne mit Daten und Dokumenten?

Dann unterstütze unser internes Team bei Nextus HR. Als Personaldienstleister bringen wir Menschen und Unternehmen zusammen. Damit im Hintergrund alles funktioniert, brauchen wir Dich: als erste Anlaufstelle für unsere Mitarbeitenden und als Unterstützung für unsere Sachbearbeitung und Personalberater.

Mitarbeiterbetreuung: Du nimmst Anliegen telefonisch, digital und persönlich entgegen, beantwortest organisatorische Fragen und koordinierst die Klärung mit den zuständigen Kollegen.

Telefonzentrale: Du betreust unsere zentralen Rufnummern, hilfst bei Standardanfragen weiter und leitest fachliche Anliegen gezielt weiter.

Unterstützung im Lohnlauf: Du forderst fehlende Stundennachweise an, klärst Rückfragen nach Vorgabe und verfolgst notwendige Korrekturen bei Mitarbeitenden und Kunden.

Personaladministration: Du bereitest Arbeitsverträge vor, pflegst Stammdaten und prüfst Unterlagen auf Vollständigkeit.

Dokumente und Fristen: Du behältst fehlende Nachweise, Empfangsbestätigungen und Wiedervorlagen im Blick und fasst zuverlässig nach.

Digitale Unterstützung: Du hilfst unseren Mitarbeitenden bei der Nutzung unserer Work App und beim Abruf ihrer Dokumente.

Bewerbereingang: Du unterstützt bei der Zuordnung eingehender Bewerbungen und der Anforderung fehlender Unterlagen.

Büroorganisation: Du kümmerst Dich um Bestellungen, die Dokumentation ausgegebener Arbeitskleidung sowie die Ablage und Archivierung.

Nextus HR bringt Menschen und Unternehmen zusammen. Schwerpunktmäßig aus OIdenburg, Leer und Papenburg unterstützen wir Unternehmen mit Arbeitnehmerüberlassung und Personalvermittlung. Dabei setzen wir auf persönliche Betreuung, kurze Wege und eine verlässliche Zusammenarbeit – mit unseren Kunden, unseren Mitarbeitenden und im eigenen Team.

Kaufmännische Erfahrung: Du hast eine kaufmännische Ausbildung abgeschlossen oder bringst vergleichbare Erfahrung in der Büroorganisation, Assistenz oder Verwaltung mit.

Selbstständigkeit und Sorgfalt: Du arbeitest Dich in Abläufe ein, erledigst Aufgaben zuverlässig und hältst offene Vorgänge bis zum Abschluss nach.

Freundlichkeit und Klarheit: Du gehst offen auf Menschen zu, erklärst geduldig und bleibst auch bei wiederholten Rückfragen verbindlich.

Sprachliche Sicherheit: Du kommunizierst sehr gut auf Deutsch – schriftlich und am Telefon. Auf Englisch kannst Du typische Anliegen aufnehmen und verständlich beantworten. Weitere Sprachkenntnisse sind willkommen.

Digitale Kenntnisse: Du gehst sicher mit Outlook, Teams und gängigen Office-Anwendungen um und lernst neue Programme gerne kennen.

Offenheit für KI und neue Technologien: Du hast Interesse daran, digitale Werkzeuge und KI im Büroalltag sinnvoll einzusetzen. Du probierst neue Anwendungen gerne aus und hinterfragst ihre Ergebnisse kritisch. Vorkenntnisse sind willkommen, aber keine Voraussetzung.

Verantwortungsbewusstsein: Du behandelst persönliche Daten vertraulich und erkennst, wann eine fachliche Rücksprache erforderlich ist. Erfahrung in der Personaldienstleistung oder mit zvoove ist ein Plus. Entscheidend sind für uns Dein Organisationstalent und Deine zuverlässige Arbeitsweise.