Seit vielen Jahren betreuen wir Kunden aus Industrie, Verwaltung, Gesundheitswesen, Hotellerie, Handel und Forschung – mit ganzheitlichen Lösungen in den Bereichen Planung, Gebäudeautomation, Montage, Wartung und Kundendienst.

Für unser Büro- und Verwaltungsteam suchen wir eine erfahrene Persönlichkeit, die operative Organisation, Teamkoordination und Projektgeschäft zusammenführt.

Sie übernehmen Verantwortung für klare Abläufe, Prioritäten, Fristen und Kommunikation – arbeiten aber nicht allein: Die Rolle ist eng an die Geschäftsleitung angebunden und bildet die Schnittstelle zu Planung, Montage, Gebäudeautomation und Wartung.

Das spricht für Schüber Ingenieure:

familiengeführtes Unternehmen mit langfristiger Perspektive

abwechslungsreiche Aufgaben in einem technischen Umfeld

moderner Arbeitsplatz in Freiburg

gute Bezahlung – je nach Erfahrung und Verantwortungsumfang ca. 45.000 bis 60.000 € brutto/Jahr

30 Tage Urlaub plus 6 Gleitzeittage

flexible Arbeitszeit und freitags früher Feierabend

helles, modernes Büro mit höhenverstellbaren Schreibtischen

gutes Betriebsklima, starkes Teamgefühl und gemeinsame Events

JobRad, Hansefit und moderne Küche

Deine Aufgaben

In dieser Position laufen Teamkoordination, Verwaltung und Projektgeschäft zusammen. Du sorgst dafür, dass Abläufe klar geregelt sind, Aufgaben sinnvoll priorisiert werden und das administrative Tagesgeschäft zuverlässig funktioniert.

Teamleitung & Organisation

fachliche Führung und Koordination des Büro-/Verwaltungsteams

Aufgabenverteilung, Priorisierung, Vertretungsregelungen und Nachverfolgung offener Punkte

Vorbereitung von Teammeetings, Mitarbeitergesprächen und Zielvereinbarungen in Abstimmung mit der Geschäftsleitung

Einarbeitung neuer Mitarbeitender und Sicherstellung des Wissenstransfers

Projektgeschäft & kaufmännische Abwicklung

Bearbeitung von Kundenanfragen, Angeboten, Aufträgen und Projektunterlagen

Materialbestellungen sowie Abstimmung mit Lieferanten und Partnerunternehmen

Arbeitsberichte, Projektverwaltung, Fakturierung sowie Abschlags- und Schlussrechnungen

Pflege von Stammdaten, Preislisten, Wiedervorlagen und relevanten Unterlagen

Wartung, Instandsetzung & Störungsdienst

administrative Abwicklung von Wartungen, Instandsetzungen und Störungen

Terminierung, Einteilung, Korrespondenz und Abstimmung mit Kunden und Mitarbeitenden

Prüfung und Nachbearbeitung von Wartungs- und Arbeitsberichten

Prozesse, Kennzahlen & Weiterentwicklung

Analyse, Standardisierung und Dokumentation interner Abläufe

Mitwirkung bei KVP, Vorlagen, Arbeitsanweisungen und Systemeinführungen

Erhebung und Bewertung relevanter Kennzahlen sowie Rückmeldung an die Geschäftsleitung

Das solltest du mitbringen

abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation

Erfahrung in Verwaltung, Office Management, Projektkoordination, Assistenz, Backoffice oder kaufmännischer Organisation

Erfahrung in der Koordination von Aufgaben, Abläufen und idealerweise Teams

sehr gute MS-Office-Kenntnisse und strukturierte digitale Arbeitsweise

sicherer Umgang mit Zahlen, Fristen, Unterlagen und vertraulichen Informationen

klare, verbindliche Kommunikation mit Mitarbeitenden, Kunden und externen Partnern

Das hilft dir zusätzlich

Erfahrung in Teamleitung oder fachlicher Führung

Kenntnisse in Rechnungsstellung, Angebotswesen, Controlling oder Prozessoptimierung

technisches Verständnis oder Interesse an Gebäudetechnik

Erfahrung mit Systemeinführungen, KVP oder Arbeitsanweisungen

Zusätzlich spricht für Schüber Ingenieure

Neben den bereits genannten Rahmenbedingungen spricht für Schüber Ingenieure vor allem die besondere Mischung aus Verantwortung, Teamnähe und abwechslungsreichen Aufgaben.

Zusätzlich spricht für diese Position