Teamassistenz Marketing & Administration (m/w/d)

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🎁Ihre Vorteile

30 Tage Urlaub

Arbeit in einem internationalen Unternehmen

📋Ihre Aufgaben

In dieser Rolle unterstützen Sie das Marketing- und Administrationsteam im operativen Tagesgeschäft und tragen zu einem reibungslosen Ablauf interner Prozesse bei

Ein Schwerpunkt Ihrer Tätigkeit liegt in der Unterstützung bei der Erstellung und Koordination von Verträgen. Hierbei arbeiten Sie mit bestehenden Templates und definierten Prozessen

Darüber hinaus organisieren und koordinieren Sie Kongresse, Veranstaltungen und interne Meetings und unterstützen bei deren Vor- und Nachbereitung

Die Abstimmung und Nachverfolgung von Rechnungen gehört ebenso zu Ihrem Aufgabenbereich wie die Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern

Sie übernehmen die Koordination von Terminen und sorgen für eine effiziente Kalender- und Ressourcenplanung innerhalb des Teams

Zudem erstellen Sie Meeting-Agenden, führen Protokolle und stellen eine strukturierte Dokumentation relevanter Inhalte sicher

Im Marketingumfeld unterstützen Sie bei administrativen und organisatorischen Aufgaben sowie bei der Umsetzung kleinerer Marketingmaßnahmen

Abgerundet wird Ihr Aufgabenbereich durch die enge Zusammenarbeit mit verschiedenen Fachbereichen und die Unterstützung eines neu aufgebauten Teams im Zuge einer Produkteinführung

Ihre Qualifikationen

Eine abgeschlossene Ausbildung oder ein Studium sind willkommen, entscheidend ist jedoch Ihre praktische Erfahrung in vergleichbaren Aufgabenbereichen

Für diese Position bringen Sie idealerweise Berufserfahrung in einer Assistenzfunktion mit, beispielsweise im Marketing-, Vertriebs-, Market-Access- oder Pharmaumfeld

Erfahrung in der Organisation von Kongressen, Veranstaltungen oder Meetings sowie in der Koordination administrativer Prozesse ist von Vorteil

Sie verfügen über ein gutes Verständnis für Rechnungsprozesse, Terminmanagement und die Zusammenarbeit mit unterschiedlichen internen Schnittstellen

Der sichere Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen ist für Sie selbstverständlich, erste Erfahrungen mit Microsoft Viva und KI-gestützten Tools sind wünschenswert

Sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse ermöglichen Ihnen die Kommunikation in einem internationalen Umfeld

Sie arbeiten strukturiert, eigenständig und zuverlässig und behalten auch bei mehreren parallel laufenden Themen den Überblick

Eine ausgeprägte Hands-on-Mentalität, hohe Motivation sowie Freude an organisatorischen und koordinativen Aufgaben zeichnen Sie aus

Empathie im Umgang mit unterschiedlichen Kulturen und Persönlichkeiten sowie eine offene und teamorientierte Arbeitsweise runden Ihr Profil ab

Über Hays

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